Гарантийное письмо кто подписывает

 

Как правильно составить гарантийное письмо – особенности оформления документа. Правила оформления основных видов гарантийных писем: на работу, по задолженности, собственника юридического адреса и др. Документ делового характера, содержащий обещание выполнить какие-либо действия в пользу одной из сторон.

Какие виды документа бывают

Оформление гарантийного письма необходимо в тех ситуациях, когда одна из сторон гарантирует оплату продукции, работ, оказанных услуг, аренды и т.д. Составление такого документа может потребоваться, когда один из участников коммерческих отношений не уверен, что достигнутые ранее договоренности будут выполнены в установленном объеме и в нужный срок. Рассмотрим наиболее распространенные виды гарантийных писем:

  • об оплате задолженности за продукцию. В документе отмечаются обязательства, их объем, срок, в течение которого долг будет погашен;
  • гарантия поставки товаров или оказания услуг. Поставщик указывает период передачи продукции, ее количество, характеристики;
  • предоставление юридического адреса. Документ оформляется, например, владельцем помещения по просьбе арендатора;
  • о приеме на работу иностранца. Гарантийное письмо, например, следует оформить при трудоустройстве иностранного гражданина, если этого требует миграционная служба.

Документ, который относится к деловой переписке, необходимо оформлять на фирменном бланке организации. Также он может быть составлен в свободной форме для любых видов отношений между юридическими или физическими лицами. Пока законодательство страны не содержит понятие «гарантийное письмо», но судебная практика с применением такого доказательства есть.

Печати, подписи и другое оформление

Печать ставит глава компании, если в сделке участвует юридическое лицо. Подписывают документ оба участника сделки (или их доверенные лица) и гарант (если таковой имеется).

Приложения

К гарантийному письму прикладывают ксерокопии такой документации, как:

  • удостоверение о регистрации предприятия;
  • свидетельств о постановке на налоговый учет;
  • справка из Единого государственного реестра юридических лиц;
  • приказ о назначении гендиректора или уполномоченного лица (при необходимости).

Как оформить гарантийное письмо – нюансы составления гарантийного письма

В наши дни гарантийные письма – довольно распространенное явление в деловой сфере. Наиболее часто они используются в следующих случаях:

  1. Подтверждение оплаты за что-либо (работа, услуги, товары и пр.).
  2. Гарантия отсроченного платежа.
  3. Намерения юр/лица относительно потенциального сотрудничества.
  4. Предоставление информации 3-им лицам.

Особенности составления гарантийного письма:

  1. Сугубо деловой язык, отсутствие длинных и размытых фраз.
  2. Четкость формулировок.
  3. Указание вида обстоятельств или изложение всей процедуры по выполнению обязательств.
  4. Составление данного документа на фирменном бланке отправителя.
  5. Скрепление документа печатью компании-отправителя.
  6. Наличие подписи руководства и гл/бухгалтера.
  7. Стилистические, и тем более орфографические/пунктуационные ошибки в письме недопустимы.
  8. Не по правилам оформленное письмо могут признать недействительным.

Большая часть подобных документов начинается с фраз «Настоящим письмом заверяем (гарантируем)…» или «Ввиду договора, подписанного между нашими компаниями и осуществленной предоплаты…», и пр. При условии, что речь в письме – о гарантиях оплаты, в обязательном порядке указываются реквизиты банка. Также к письму нередко прикладывают копии определенных документов, если в этом есть необходимость.

Что должно быть в письме?

  1. Название компании-отправителя + стандартный набор реквизитов организации.
  2. Порядковый номер письма + дата регистрации данного документа, как исходящего.
  3. Данные адресата (ФИО либо название компании).
  4. Суть обращения – в содержании письма.
  5. Подпись адресата (руководителя).
  6. Гербовая печать организации (читаемый оттиск).

Образцы гарантийных писем

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Гарантийное письмо на юридический адрес, как его иногда называют, это документ, согласно которому собственник или арендатор (при наличии согласия собственника) гарантируют предоставить нежилое помещение в качестве юридического адреса компании. Фактически компания там может и не находиться, однако это может быть чревато отказом в регистрации — налоговая с 2019 года тщательно проверяет принадлежность компании определенному адресу.

Образец гарантийного письма о юридическом адресе с июля 2019 года, после массовых отказов по адресам:

Как правильно составить?

Несмотря на то, что гарантия в письменной форме не упоминается в законодательстве как юридический документ, при возникновении разногласий между сторонами о невыполнении каких-либо обязательств, он должен сыграть роль доказательной базы для его получателя в том, что должник давал обязательство о выполнении условий договора, но не выполнил их. В связи с этим необходимо выполнять некоторые требования, касающиеся правильного составления документа и включения всех необходимых пунктов в его содержание.

Основное требование к тексту гарантийного письма: он должен быть лаконичным, без ненужных отступлений и включать в себя конкретную информацию о составителе, сути обязательства и сроках его исполнения. Письмо должно содержать только те позиции, которые требуются адресату для того, чтобы он был уверен в надежности партнера и его обещаний.

Форма, структура, содержание гарантийного письма

Форма гарантийного письма не имеет строгий стандартный вид, ведь он зависит от содержания, цели написания и требований адресата, но некоторые пункты необходимо включать, чтобы документ соответствовал деловому стилю:

  1. Наименование получателя – юридического лица, Ф.И.О. руководителя, адрес места нахождения.
  2. Сведения об отправителе.
  3. Содержание: суть обязательства с указанием даты исполнения, суммы, если речь идет о выплатах средств, каким образом деньги будут перечислены или переданы адресату.
  4. Дата составления документа, подпись составителя, печать учреждения, если таковая имеется.

К письму можно приложить дополнительные документы, если они каким-то образом могут стать подтверждением данных обязательств.

Особенности составления гарантийного письма

Особенности гарантийных писем заключаются в их содержании, в том пункте, в котором описывается суть обязательств составителя и его обещания относительно их исполнения. В каждом конкретном случае этот пункт будет иметь свои особенности, так как это зависит от условий взаимоотношений между сторонами.

Общие требования сводятся к оформлению:

  1. Сугубо деловой стиль оформления, отсутствие фраз описательного характера, длинных предложений.
  2. Четкие и конкретные формулировки.
  3. Лаконичное изложение процедуры выполнения обязательств.
  4. Составление гарантийного обязательства в письменной форме на фирменном бланке организации.
  5. Скрепление документа подписью ответственного лица и печатью компании, если она имеется. Если речь идет о переводе средств со счетов компании в счет погашения долга, то целесообразна подпись главного бухгалтера предприятия.
  6. Недопустимость безграмотного написания документа.
Фото 1

Виды гарантийных писем

Гарантийное письмо относится к одной из разновидностей деловой переписки. Отправляющая документ сторона дает в нем обещание или предоставляет гарантию того, что ее обязательства будут выполнены в определенный срок. Оформление гарантийных писем производится между физическими и юридическими лицами. В содержании письма должны содержаться намерения стороны о дальнейших действиях в отношении взаимных договоренностей.

Виды гарантийных обязательств в письменной форме:

  1. О современной оплате долга за приобретенный товар.
  2. О выполнении работ.
  3. О гарантии предоставления объекта в аренду.
  4. На поставку продукции.
  5. О трудоустройстве или приеме на работу.
  6. О приглашении на работу гражданина другой страны.

В письме, независимо от намерения адресата, должны присутствовать конкретные даты исполнения обязательств. Если речь идет о людях, то сведения о них, персональные данные, то есть гарантийное письмо должно отличаться конкретностью содержания.

Гарантийное письмо о трудоустройстве

Гарантия в письменном формате о приеме на работу – документ, в котором работодатель прописывает намерение трудоустроить гражданина на свое предприятие. В нем руководитель обязуется принять гражданина с определенной даты, заключив с ним трудовой договор. Данное обязательство может быть направлено в официальные органы, которые рекомендовали работника для получения рабочего места в этой организации:

  • иностранцев в РФ или при отправке россиян для работы в другую страну;
  • граждан, принимающих участие в программах по переселению;
  • бывших заключенных, освободившихся условно-досрочно;
  • молодых специалистов или студентов.

Формат документа:

  1. Номер исходящего документа и дата составления.
  2. Наименование и данные получателя.
  3. Заголовок.
  4. Перечень гарантий: должность, социальные гарантии, оклад, длительность действия трудового соглашения, условия труда.
  5. Упоминание о типе предполагаемого трудового договора.
  6. Сведения о работодателе: реквизиты предприятия, адрес, контакты.

Письмо оформляется на фирменном бланке организации, его подписывает руководитель и скрепляет печатью предприятия. В конце документа прописывается фамилия и должность лица, которое составило письмо. Образец данного письма можно скачать здесь.

Гарантийное письмо о выполнении работ

Этот вид гарантии предназначается для того, чтобы подтвердить, что работы по договору между сторонами будут выполнены. Такое письмо исполнитель составляет и предоставляет заказчику при подписании договора. Форма письма отличается от аналогичных гарантийных документов содержанием. Именно в нем излагается суть обязательств, и они должны соответствовать положениям договора:

  1. Номер исходящего документа и дата составления.
  2. Наименование получателя.
  3. Заголовок.
  4. Содержание: перечень работ, которые исполнитель обязуется выполнить, сроки, ссылка на договор между сторонами.
  5. Сведения о работодателе: реквизиты предприятия, адрес, контакты.
В гарантийном письме рекомендуется сделать пометку о качестве выполнения предстоящих работ, они должны основываться на ГОСТах. Это упоминание будет свидетельствовать о добросовестности подрядчика.

Здесь Вы можете скачать образец гарантийного письма о выполнении работ.

Гарантийное письмо об оплате

Оформление гарантийного обязательства об оплате в письменной форме под силу составить не только юридически подкованному специалисту, но и любому юридическому или физическому лицу, если воспользоваться образцом документа, приведенным ниже. Так как в этом случае речь идет о деньгах, то важно отрегулировать вопрос выплат, в результате чего сохранить отношения с партнером и не доводить дело до судебного разбирательства.

Получение в руки гарантийного письма не означает, что долг будет стопроцентно возвращен, так как этот документ служит лишь косвенным подтверждением, что взятые обязательства будут выполнены. Но для сохранения репутации компании письмо является важным документом.

В содержании плательщику необходимо сослаться на договор, на основании которого возникла необходимость уплаты определенной суммы, если кредитор уже предъявил сумму выплаты с начислением процентов, то необходимо гарантировать, что не только основная сумма, но и причитающиеся проценты будут выплачены. Обязательно упоминание срока, когда долг будет возвращен.

Гарантийные письма о выплате денежных средств можно оформить на имя физических или юридических лиц. Но ни один банк не примет документ подобного рода.

Скачать образец гарантийного письма такого характера можно здесь.

В случае если обязательства, данные одной из сторон, не будут выполнены, и вторая сторона обратится с иском в суд, то гарантийное письмо также будет рассматриваться как косвенное доказательство факта наличия невыполненных обязательств. Получите ответ юриста за 5 минут

Кто может составлять такое письмо?

Фото 3

В связи с тем, что гарантии в письменной форме содержат в себе определенные обязательства, то отправителем и составителем его должна быть сторона, которая является плательщиком или должником. Требования к документу зависят от составителя:

  • юридического лица;
  • физического лица;
  • индивидуального предпринимателя.

Письмо должен подписать руководитель предприятия, если оно исходит от юридического лица или индивидуального предпринимателя, скрепляет документ печать компании. Кроме этого, оно должно быть зарегистрировано, как исходящий документ в реестре документации предприятия. Если письмо составляет физическое лицо, то достаточно его подписи, но в тексте должны быть указаны его персональные данные.

Когда он необходим?

Как было сказано выше, поводов для составления письма может быть множество, а причины бывают разными.

При проведении крупных масштабных сделок с новыми партнёрами, которые не зарекомендовали себя как добросовестные юридические лица, нужно составлять письмо, которое послужит главным доказательством и основной юридической базой при судебных разбирательствах. Другим словами рационально использовать гарантийное письмо тогда, когда нет других гарантий (торговый контракт, расписка), либо сделка единичная и нет потребности в оформлении длительных деловых отношений.

Основные виды гарантийных писем – характеристики и особенности заполнения гарантийных писем для физических и юридических лиц

Предоставление организацией гарантийного письма может осуществляться и физическим, и юридическим лицам, в соответствии с обстоятельствами. Причем, само слово «гарантия» может в тексте даже не упоминаться. Главное, чтобы в содержании письма присутствовало подтверждение намерений организации. Виды гарантийных писем следующие:

  1. Гарантийное письмо об оплате задолженности или на оплату приобретенного товара. Этот документ чаще всего используется в отношениях фирм и компаний. Таким письмом компания подтверждает обязательства – своевременно осуществить оплату за услуги/товары, что были предоставлены в долг.
  2. Гарантийное письмо на выполнение работ. В таком документе, помимо номера/даты «исходящего» и адресата, обычно указываются сами обязательства (к исполнению), их объем и сроки. Формулировки - «Гарантируем…», «Настоящим гарантируем…» и пр. А также реквизиты, подпись с расшифровкой и печать.
  3. Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса или гарантийное письмо потенциального арендодателя. Этот документ нужен для регистрации юр/лица, не имеющего своего помещения и арендующего площадь. По запросу арендатора собственником помещения оформляется подобный документ (то есть, подтверждение юридического адреса компании), который по сути является гарантией предоставления организации указанного в регистрационных документах помещения в аренду. Стоит отметить, что отсутствие этого письма не может стать поводом для последующего отказа в регистрации.
  4. Гарантийное письмо на поставку товара. В этом документе обычно пишут об обязательствах поставщика относительно сроков и количества товаров/услуг. Письмо должно максимально четко отвечать ранее подписанному вами договору.
  5. Гарантийное письмо о трудоустройстве. Данный документ создается на бланке предприятия-адресата. В тексте письма указывается – кому, от кого и по какой специальности предоставляются гарантии в трудоустройстве.
  6. Гарантийное письмо приема на работу. Этот документ являет собой подтверждение подписания договора на базе трудовых отношений между работодателем и самим сотрудником. Такое письмо часто требуется предоставить в ФМС при, например, отправлении сотрудника в другую страну. Также письмо используется в качестве юридического документа, при традиционном трудоустройстве и регулировании отношений «работник/работодатель».
  7. Гарантийное письмо для приглашения иностранца. Его составляет юридическое лицо, по приглашению которого в страну прибывает для работы иностранный гражданин. В письме указывают, что организация обязуется обеспечить такого работника жильем, регистрацией, медицинской и прочей помощью на весь срок его пребывания в РФ. Все доходы при депортации сотрудника организация тоже обязуется взять на себя.

В каких случаях составляют гарантийное письмо?

Гарантийное письмо – это неофициальное подтверждение обязательств, в законодательстве отсутствует такое понятие. Но существует судебная практика по рассмотрению вопросов с их использованием. Юридическая сила этого документа зависит от того, насколько юридически верно он составлен, и оправдана ли необходимость его написания.

Гарантийное письмо используются в случаях, когда возникает необходимость:

  • в подтверждении оплаты за приобретение товаров или услуг;
  • при предоставлении информации третьим лицам при обеспечении кредита, регистрации юридического лица и т. д.;
  • при необходимости выражения намерения юридического лица о сотрудничестве.

Необходимость написания подобного документа появляется, если одна из сторон сделает запрос на предоставление такого документа, когда ей недостаточно устного заверения в исполнении обязательств. Наиболее употребительный случай для предоставления гарантий в письменной форме – это вопросы, связанные с оплатой услуг или товаров, выплатой задолженностей в установленные сроки.

В чем суть документа?

Смысл документа кроется в названии — это нормативный документ, который выражает волеизъявление одной из сторон сделки произвести какие-либо действия в пользу другой стороны, например: погашение долга, выполнение каких-либо, взятых на себя, обязанностей, совершение действий.

Обычно, подписывает гарантийный лист глава компании. В частных случаях — его представитель по доверенности, если он имеет полномочия на подписание корпоративной документации.

Рекомендуется составлять письмо на стандартизированном бланке, такие документы лучше «читаются», чем те, что составили от руки.

Более подробно о том, что такое гарантийное письмо, как и для чего его составляют, мы рассказываем в этом материале.

Источники

Использованные источники информации.

  • https://utmagazine.ru/posts/8795-garantiynoe-pismo
  • https://101million.com/dokumenty/pisma/garantijnoe/na-oplatu/uslug.html
  • https://pravo812.ru/useful/429-kak-pravilno-sostavit-garantijnoe-pismo-nyuansy-zapolneniya-garantijnogo-pisma.html
  • http://regforum.ru/posts/1555_garantiynoe_pismo/
  • https://consultbook.ru/grazhdanskoe-pravo/documenti-i-spravki/napisat-garantijnoe-pismo.html
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий