Что необходимо улучшить в компании

 

Каждый руководитель мечтает, чтобы его подчиненные работали результативно. Для улучшения качества и эффективности работы применяется масса методов, начиная с мотивации, заканчивая индивидуальным подходом к сотруднику. Зачастую, чтобы повысить результативность, нет надобности искать иголку в стоге сена. Достаточно обращать внимание на несколько моментов. Юрий Смагин, создатель сервиса «Шопокоп», делится своими секретами улучшения работы персонала. И выявить нелояльных коллег

Оптимизация вашего бизнеса: 7 работающих приемов

Оптимизация вашего бизнеса: 7 работающих приемов
  1. Вынесение ИКР (идеального конечного результата) за рамки процесса.

При оптимизации бизнеса нужно корректно описать ИКР. Кажется, что сформировать его при создании бизнес-процессов довольно просто. Искать же ИКР в рамках бизнес-процесса неправильно.

Пример:

Московская фирма занимается производством товаров, используемых клиентами России и СНГ. Отдел логистики данной компании поставляет своим заказчикам продукцию за счет собственного автотранспорта. В последнее время затраты на содержание этого отдела возросли. Поставка товара заказчикам посредством своего транспорта стала проблемой для компании. Ошибочный метод установления ИКР выглядит так: «Уменьшить расходы на доставку продукции компании собственным транспортом на 10%».

Но инициатор оптимизации бизнеса перекрывает для себя всевозможные ресурсы сложившейся ситуации. Лучше, если метод установления ИКР будет сформулирован так: «Принять соответствующие меры по доставке продукции, чтобы она не превышала определенного количества рублей на заданное расстояние».

Как использовать прием?

Создать ИКР, которого можно достичь за счет реализации бизнес-процесса и иными доступными методами.

  1. Исключение лишних шагов из процесса.

Для реализации этого способа оптимизации бизнеса нужно внимательно проанализировать каждый этап процесса и рассмотреть возможность исключения или объединения некоторых из них.

Пример:

При приеме на должность менеджера по продажам в компанию «Техносила» соискатель обязан был пройти определенные этапы:

  • Прохождение собеседования с менеджером по подбору персонала (оно ведется по телефону).
  • Прохождение собеседования с менеджером по подбору персонала (лично в офисе компании).
  • Прохождение собеседования с руководителем торговой точки.
  • Подготовка и доставка пакета документов для приема на работу в офис компании.

Приступить к работе менеджера по продажам в определенный магазин возможно, только если соискатель пройдет все вышеперечисленные этапы.

Менеджер по подбору персонала не должен допустить, чтобы к директору магазина попали случайные люди, не подходящие ни по возрасту, ни по образованию, ни по опыту работы и т. д. Он фильтрует соискателей на должность менеджера по продажам, а директор магазина принимает окончательное решение о принятии на работу того или иного претендента. После проведения анализа всех четырех этапов приема на работу менеджера по продажам было принято решение упразднить 2-ой и 4-ый этапы в связи с тем, что отсеять лишних кандидатов возможно уже на этапе телефонного собеседования, а оформление на работу производить непосредственно в магазине, в который принимается будущий сотрудник.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

  • Имеются ли повторяющиеся этапы, которые можно исключить из процесса или объединить его с другим этапом?
  • Необходимы ли все этапы процесса, чтобы достичь его основной цели? Возможно ли обойтись без некоторых из них?
  1. Изменение последовательности этапов исполнения процесса.

Пример:

Алгоритм действий выдачи кредита в одном из банков происходит следующим образом: менеджер банка оформляет все документы, тем самым выполняя около 90 % работы, а затем делает запрос в службу безопасности. В результате, если служба безопасности отказывает в выдаче кредита, то 90 % данной работы оказываются проделанными впустую, а это временные затраты сотрудников банка, амортизация оргтехники, расход материалов на подготовку и распечатку документации, а также упущенная выгода. В любой отрасли бизнеса есть определенные риски, но цель руководителя – минимизировать их. В рассматриваемом примере при введении процедуры оптимизации бизнеса необходимо поменять местами этап оформления кредита с этапом проверки службой безопасности, что позволит существенно сократить количество операций исполнения процесса.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

  • Какие этапы процесса считаются самыми важными для того, чтобы успешно его завершить?
  • Есть ли возможность сместить важные этапы в начало процесса?
  1. Дробление операций

Считается, что при более усовершенствованных процессах к квалификации работников предъявляется меньше требований. Если грамотно использовать этот метод оптимизации бизнеса и раздробить все бизнес-процессы, то это, несомненно, приведет к упрощению бизнес-деятельности в целом. Такой способ распространен еще с древних времен.

Пример:

Англия, 17 век. Один из ремесленников производил булавки в собственной мастерской. Им были наняты подмастерья, ведущие процесс изготовления булавок от начала до конца. В определенный кризисный период ремесленник не смог оплачивать труд своих помощников, он был вынужден прекратить с ними сотрудничество и принял решение разбить процесс изготовления булавок на определенные операции, которые мог производить любой, даже необразованный человек. Ремесленник набрал на улице мальчиков 15-ти лет в качестве работников мастерской. Он смог сократить расходы на оплату труда и при этом увеличить производство булавок в 200 раз. Когда ремесленник использовал труд квалифицированных работников, мастерская производила примерно 80 булавок за рабочий день, а после разделения на мелкие операции и при использовании неквалифицированной рабочей силы производство булавок достигло 48 000 штук за тот же период.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

  • Какие этапы процесса нуждаются в высокой квалификации производителя?
  • Возможно ли разделить производственный процесс на мелкие операции с целью снижения требований к работнику?
  1. Вынесение операций за рамки основного процесса

Зачастую в сверхсложных бизнес-процессах, переполненных операциями, один работник выполняет сразу все действия, чем затягивает процесс и ведет к снижению его качества. Универсальные работники встречаются нечасто. Например, работник собственной автомастерской на окраине города может самостоятельно починить хоть карбюратор, хоть двигатель, но в условиях профессионально оборудованной автомастерской такой вариант вряд ли возможен.

Пример:

Менеджеры по продажам компании «Столплит», занимающейся реализацией мебели, самостоятельно оформляли кредиты. Из-за такой загруженности продавцов возникло множество проблем, таких как:

  • затягивание процесса оформления кредита из-за неспособности продавцов быть профессионалами и в продажах, и в оформлении документов;
  • спад уровня продаж по причине временных трат на оформление кредитов;
  • ошибки в оформлении документов и, как следствие, снижение количества выданных кредитов.

В данном примере четко видно, что обязанность продавцов оформлять документы на кредит затягивает процедуру продаж в розницу, несмотря на то, что изначально кредитная линия создавалась с целью их увеличения. Несомненно, продажа мебели в кредит является плюсом для магазина, но только не за счет снижения качества обслуживания клиентов продавцами торговой точки.

Руководство компании нашло простой выход из сложившейся ситуации, а именно: был создан удаленный центр по оформлению кредитных договоров (УЦОК), который сотрудничал с различными банками- компаньонами «Столплит». Единственное, что должен был осуществить продавец, предлагая клиенту кредит, – это сделать ксерокопию страниц паспорта и направить их в УЦОК, предварительно указав размер и срок кредита.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

  • Какие операции занимают больше всего временных и материальных ресурсов?
  • Возможно ли поручить выполнение данных операций другим работникам, не принося при этом убыток бизнес-процессу? Руководитель должен понимать, что некоторые из них могут выполнить не только его сотрудники, но и компании-аутсорсеры.
  1. Объединение операций во времени и (или) пространстве

Пример:

Рыбные консервы производятся на судне, которое занимается ловлей рыбы. В месте добычи полезных ископаемых зачастую занимаются их переработкой. В приведенных примерах компании использовали такой метод оптимизации бизнеса, как объединение добычи и производства.

 Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенный вопрос:

  • Имеются ли в процессе операции, которые необходимо соединить во времени и (или) пространстве?
  1. Автоматизация, передача выполнения части или всех функций машине

Данный способ применим тогда, когда можно в полном объеме автоматизировать производственный процесс, а сотрудник необходим лишь для обслуживания специализированных машин.

Пример:

В 1880 году в США появились первые торговые автоматы, которые заменили продавцов.

В 1946 году появились первые аппараты по производству зернового кофе, заменив тем самым не только продавцов, но и барменов.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, определенный вопрос: имеются ли специализированные машины, программы, которые смогут заместить и вытеснить операции бизнес-процесса, при этом не потерять в качестве.

  • Автоматизация процессов производства: основные этапы и трудности

Чек-лист и набор инструкций для оптимизации работы компании

Фото 2
Чек-лист и набор инструкций для оптимизации работы компании

Умный чек-лист и 18 инструкций, которые составили редакция журнала «Коммерческий директор», помогут разобраться, как срочно изменить работу отдела продаж, чтобы результаты вас порадовали, а не разочаровали. 

Сохранить чек-лист и инструкции

Поэтапная оптимизация бизнес-процессов самостоятельно

Поэтапная оптимизация бизнес-процессов самостоятельно

Первыми шагами на пути оптимизации бизнес-процессов организации должно стать создание рабочей группы, которая была бы ответственна за проект, а также формирование точного плана действий. Советуем оптимизацию бизнеса проводить поэтапно, следуя плану:

  • проведите диагностику бизнес-процессов предприятия;
  • постарайтесь тщательно описать бизнес-процессы;
  • выделите опорные точки;
  • занимайтесь усовершенствованием бизнес-процессов;
  • управляйте введенными изменениями.

На этапе подготовки нужно сформировать рабочую группу проекта по оптимизации бизнеса, состав которой должен зависеть от целей проекта оптимизации. Обычно в комиссию включают представителей каждого отдела компании. Крайне важно донести до сотрудников информацию о целях проекта и сформировать детальный план намечающихся работ. На стадии окончания первого этапа оптимизации бизнеса необходимо издать приказ о запуске проекта и приложить его карточку, в которой будут прописаны основные этапы, сроки, конечные итоги каждого из них, ответственные сотрудники, необходимые ресурсы.

  1. Диагностика бизнес-процессов компании.

Даже на небольших предприятиях число бизнес-процессов может достигать нескольких тысяч. Вот почему основополагающая цель диагностики – выявление тех из них, которые нуждаются в оптимизации.

Нужно понимать, что важнейшие изменения менее значимых процессов не приносят существенных положительных результатов, и даже небольшой прогресс основополагающих процессов может принести заметный результат, например, сокращение расходов, как материальных, так и временных. Поэтому, проводя диагностику бизнес-процессов, так важно определить, какие являются ключевыми, а какие второстепенными.

В виде вспомогательных факторов, которые характеризуют важность процесса, возможно применять следующие критерии:

  • продукция или услуга, производимая в результате выполненных бизнес-процессов, отличается немалым удельным весом в системе расходов предприятия;
  • многократно повторяющийся процесс в определенный промежуток времени;
  • значимость характеристик процесса, таких как расходы, сроки, ресурсы;
  • для отбора основополагающих процессов можно применять оценки экспертной группы, куда входят руководители всех отделов компании.
  1. Описание существующих бизнес-процессов.

Задача этого этапа – описать процессы, выбранные для оптимизации бизнеса, по принципу «как оно есть» и создать конкретные условия для единообразного понимания их всеми сотрудниками предприятия. Для этого воспользуйтесь методологиями ARIS или IDEF.

Описание бизнес-процессов важно проводить «сверху вниз». В первую очередь описывают процессы, которые происходят на высшем уровне предприятия, а затем их детализируют.

Воспользуйтесь действующим на предприятии описанием бизнес-процессов. Даже в некрупных компаниях на период запуска процедуры оптимизации существует выборочное и фрагментарное описание процессов. Например, должностные инструкции работников, положения об отделах компании, регламенты и т. п. Используя данные документы, вы сэкономите время.

Описывая процессы, опирайтесь на опыт крупнейших консалтинговых предприятий, компаний- конкурентов, ведущих аналогичную бизнес-деятельность. Вы должны назначить лиц, ответственных за выполнение каждого бизнес-процесса. Такой менеджер должен быть не только ответственен за порученный ему процесс, но и иметь возможность им управлять. Нельзя оптимизировать процессы, за которые ты не несешь ответственности.

  1. Выделение опорных точек.

Для осуществления контроля над выполняемой работой до введения процедуры оптимизации бизнеса определите и измерьте опорные точки процесса (важнейшие характеристики). Как правило, в качестве опорных точек используют такие характеристики процесса, как качество и скорость его выполнения.

  1. Совершенствование бизнес-процессов.

Совокупность всех действий по усовершенствованию бизнес-процессов дает право провести многосторонний анализ, найти логические ошибки и осуществить определенные мероприятия по оптимизации бизнеса.

  • Поиск логических ошибок

Бизнес-процессы предприятия являются исключительными, но можно выявить самые популярные ошибки, допускаемые большинством компаний. Ликвидация их даст возможность увеличить результативность процессов.

  • Формирование никому ненужной информации.

Часто компании копируют документы, но содержащуюся в них информацию нигде не используют. Решите, нужна ли она вам? Если да, то пропишите, в каком конкретно бизнес-процессе. Если нет, то поменяйте процесс так, чтобы лишняя рабочая функция была из него исключена.

  • Отсутствие информации, которая нужна для исполнения процесса.

Необходимо пользоваться информационными данными в ходе выполнения процесса, но они не должны создаваться и передаваться из иных бизнес-процессов. Первое, что нужно сделать, – это определить источник данной информации. В крупных холдингах специалисты финансового отдела управляющей компании много времени тратят на связь с дочерними предприятиями для получения дополнительных сведений. От этого можно уберечься, если распоряжение о предоставлении информации будет зафиксировано в локально-нормативных документах.

  • Отсутствие регламентов компании, описывающих поступление информации по бизнес-процессу.

К примеру, на предприятии действует процесс «Анализ запросов, предложений и претензий от клиентов», но сведения частично поступают менеджерам по продажам. Если в положении об отделе продаж не прописать обязанность продавцов передавать информацию в претензионный отдел, то часть данных регулярно будет теряться. Чтобы этого избежать, нужно разработать понятные регламенты, где будут четко прописаны обязанности по передаче информации.

  • Применение в процессе документов, которые не имеют конкретного источника происхождения.

Например, отчет по движению дебиторской задолженности могут готовить как бухгалтерия, финансовый отдел, так и коммерческий отдел компании. Показатели отчета могут существенно отличаться друг от друга. Пользователь таких сведений о задолженности потратит массу времени на поиск недочетов и на выявление расхождений в показателях отчета. Необходимо определить всех сотрудников компании, нуждающихся в информации о дебиторской задолженности, разработать унифицированную форму отчета и жестко регламентировать принципы учета.

  • Отсутствие регламента того или иного бизнес-процесса. 

Разработка регламентов всех процессов компании – важнейшая задача, которую необходимо решить во время проведения оптимизации бизнеса. Отсутствие таких регламентов может привести к тому, что в процессы не будут вовремя вноситься изменения и дополнения и, как следствие, работа будет сделана впустую.

  • Ошибки интерфейса. 

Как входящие, так и исходящие информационные потоки поставляются в разных форматах. Например, в компании структура детализации статьи расходов и доходов не совпадает со структурой статей бухгалтерии. В такой ситуации 20% деятельности затрачивается на подготовку информации, а остальные 80% – на трансформацию полученных данных в необходимую форму. Детально опишите процессы и введите правила передачи информации – только так вы сможете решить данную проблему. Когда ошибки будут исправлены, можно непосредственно переходить к оптимизации бизнес-процессов предприятия.

  1. Мероприятия по оптимизации

Проведите разработку нескольких версий оптимизации бизнеса, это поможет сделать процесс более гибким для применения того или иного варианта в зависимости от ситуации. Разработайте хотя бы 2 разновидности оптимизации процесса: сложную и более простую.

  • Горизонтальное и вертикальное сжатие процесса.

Усовершенствование бизнес-процессов позволит заменить сотрудников узкой квалификации на специалистов широкого профиля. Так изменения в крупнейшем банке могут привести к горизонтальному сжатию процесса.

Когда участник бизнес-процесса имеет возможность взять на себя принятие конкретных решений, тем самым сократив число этапов согласования, то совершается вертикальное сжатие процесса.
  • Уменьшение числа операций контроля. 

В практической деятельности зачастую происходит так, что затраты на различные проверки и управление бизнес-процессами превышают потенциальные потери, имеющие место быть при их отсутствии.

  1. Управление изменениями

Основные трудности, с которыми сталкивается компания на пути оптимизации бизнеса, – протест и сопротивление внедряемым изменениям сотрудниками предприятия. Успешно провести оптимизацию бизнеса можно только при условии тесного вовлечения в процедуру всех работников компании.

Ключевой фактор, который влияет на формирование благополучной среды для совершенствования процессов, – отсутствие страха перед преобразованиями. Именно в этот момент необходимо вводить систему мотивации, которая в основном будет содержать в себе поощрения и премирования. В период оптимизации бизнеса лучше воздержаться от дисциплинарных наказаний.

Оптимизация бизнеса необходима не только для сокращения временных и денежных потерь, но и для того, чтобы упростить труд работников предприятия. Доведите до персонала компании эту идею, тогда сложностей с введением преобразований у вас не возникнет.

  1. После оптимизации

После выполнения работ необходимо распланировать, организовать и постоянно проводить проверку введенных процессов. Нужен контроль за правильным выполнением работниками преобразованной бизнес-деятельности и соотнесение ее с регламентами компании.

После проведения оптимизации бизнеса можно наиболее эффективно пользоваться информационными системами, которые регламентируют процессы предприятия.

Для обеспечения поддержки преобразованным процессам необходимо формирование нового отдела компании, который стал бы отслеживать работу и заниматься дальнейшим усовершенствованием процессов, а также их аудированием.

  • Как оценить свой бизнес, чтоб не продешевить
Фото 2

Как организовать отдел продаж с нуля

1. Руководитель отдела продаж. Чтобы организовать работу отдела продаж с нуля, вам потребуется найти опытного руководителя или человека, который мог бы стать руководителем и наладить работу всего отдела. Именно руководитель будет осуществлять прием персонала на работу и контроль за работой своих подчиненных.

2. Материалы. Также руководитель займется подготовкой всех необходимых материалов для новых сотрудников: это информация о компании, типичные возражения клиентов, материалы о продукте компании и т.п.

3. Аналитика. Чтобы создать отдел продаж с нуля и организовать его работу, руководителю потребуется отслеживать KPI каждого сотрудника и отдела в целом, чтобы видеть динамику развития отдела продаж.

Так легко можно увидеть слабые стороны отдела, которые потребуется улучшить. Каждый сотрудник должен вести свой отчетный документ, в котором отражается количество звонков клиентам, количество продаж, конверсия работы менеджера.

А для того, чтобы показатели росли, используйте следующие инструменты управления отделом продаж и рекомендации.

Фото 3

Для чего нужна оптимизация бизнеса

Для чего нужна оптимизация бизнеса

Бизнес-процессы – это повторяющиеся, взаимосвязанные действия, выполняемые для достижения компанией определенных результатов.

Какую цель преследует организация, решившая провести оптимизацию бизнес-процессов?

  • увеличить рентабельность бизнеса;
  • повысить управляемость бизнеса;
  • добиться точного прогнозирования и повысить качество процессов планирования;
  • повысить ценность компании в глазах потребителей;
  • улучшить взаимоотношения сотрудников различных отделов компании;
  • оптимально распределить все ресурсы предприятия и сократить расходы;
  • повысить качество выполняемой сотрудниками работы;
  • улучшить качество адаптации вновь пришедших на работу сотрудников;
  • определить и закрепить за каждым из сотрудников компании зону ответственности.

Оптимизация бизнеса — это довольно длительная процедура, имеющая успех только в случае стабильной, беспрерывно проводимой работы в данном направлении. Фундаментом оптимизации бизнеса будет являться уже действующая система ведения бизнес-процессов, но требующая внесения дополнений, т. е. усовершенствований исходных данных. Именно в этом и состоит отличие оптимизации бизнес-процессов организации от реинжиниринга, где бизнес-деятельность начинают создавать с нуля.

Оптимизация бизнеса является менее рискованным мероприятием по сравнению с радикальными изменениями, происходящими во время реинжиниринга.

Основная задача оптимизации бизнеса — усовершенствовать действующие процессы на предприятии, ликвидировать всевозможные отклонения и неточности, повысить результативность введенных в работу принципов и бизнес-процессов, а также наладить между ними взаимосвязь.

Тем не менее в некоторых крупных предприятиях вводят оптимизацию бизнеса, и она со временем приобретает колоссальные размеры, чем напоминает реинжиниринг. Такое переходное состояние уместнее называть либо «глобальная оптимизация», либо «частичный реинжиниринг».

  • Оптимизация компании: максимум прибыли при минимуме усилий

Оптимизация бизнеса является одним из способов управления бизнес-процессами как в небольших, так и в крупных компаниях. Для того чтобы правильно провести процедуру, необходимо соблюдать определенные принципы, обеспечивающие наибольшую результативность применяемых действий, понятных любому из участников процесса:

  • важно соблюдать направление движения оптимизации бизнеса: от частного к общему, снизу вверх;
  • оптимизации подлежит только существующая бизнес-деятельность, являющаяся последовательной и прозрачной. Если вы не можете определить и описать бизнес-процессы компании, то нужно их создавать заново, т. к. отсутствует объект оптимизации;
  • учитывая все последствия оптимизации бизнеса, особое внимание обратите на то, как это отражается на конечном исполнителе, оцените сложность и объем выполняемой им работы;
  • оптимизация конкретного бизнес-процесса не должна приводить к дисбалансу другого. Тщательно выбирайте пути оптимизации бизнеса и анализируйте их вероятные последствия.

Оптимизация бизнеса — это кропотливый и продолжительный труд, при правильном подходе к которому можно оправдать издержки предприятия, связанные с ее введением.

Главная задача оптимизации — увеличить результативность бизнеса за счет устранения диссонанса между целями, миссией, а также внутренними и внешними обстоятельствами компании.

Вводя процедуру оптимизации бизнеса на предприятии, можно достичь следующих целей:

  1. Прийти к полному взаимодействию между всеми отделами предприятия.
  2. Повысить качество производимых товаров, работ, услуг.
  3. Оптимизировать такие виды деятельности, как скорость поставки, быстрота обслуживания и т. п.
  4. Ликвидировать недостатки, выявленные в изначально проводимой бизнес-деятельности.
  5. Уменьшить затраты предприятия.
  6. Достичь запланированных показателей.

Но мы дополнительно выделим еще одну цель, являющуюся широкомасштабной, но достижимой далеко не всеми организациями. Она заключается в создании инновационного, ранее неизвестного подхода к оптимизации бизнеса, наиболее подходящего именно для вашей компании.

Компания, целью которой является рост и развитие, должна постоянно заниматься оптимизацией бизнеса. Ликвидируя определенные производственные проблемы, можно столкнуться с иными сложностями. Это бизнес, а в нем не бывает все ровно и гладко, поэтому так важно непрерывно проводить работу по оптимизации бизнес-процессов. В противном случае ваше предприятие не будет развиваться.

Фото 4

Оптимизировать следует часто повторяющиеся процессы

Оптимизировать следует часто повторяющиеся процессы Александр Иванов, исполнительный директор холдинга «СЗНК», Санкт-Петербург

Необходимо регламентировать и оптимизировать многократно повторяющиеся бизнес-процессы, но не нужно делать этого для одноразовых проектов.

Я не рекомендую описывать бизнес-процессы недавно созданным, стремительно развивающимся предприятиям. Регламентировать бизнес-процессы в компании нужно тогда, когда она переходит к стабильному постоянному менеджменту. Только в этом случае регламентация поможет компании зафиксировать действующие бизнес-процессы, опираясь на которые, предприятие будет продолжать развиваться.

  • Оптимизация процессов предприятия: как повысить КПД сотрудников в 3 раза

Контроль за работой сотрудников

Доверяй, но проверяй. Контролируйте работу сотрудников. Оценивайте полноту выполняемой работы, и сможете выявить на ранних стадиях снижение мотивации среди коллектива. Особенно это важно, когда сотрудники напрямую взаимодействуют с клиентами, предоставляя им услуги или продавая товар.

Проверку качества работы сотрудников можно проводить силами компании, но не всегда такие проверки являются объективными. В последние годы популярно оценивать работу персонала методом «тайный покупатель». Наемные люди приходят покупать товар или услугу по заранее подготовленному сценарию, после чего предоставляют отчет о качестве сервиса. Метод позволяет определить, насколько сотрудники компании соблюдают корпоративные стандарты обслуживания, чему необходимо обучать персонал, выявить слабые места в методике привлечения клиентов.

Отключить рекламу

Тайные проверки заказывают в маркетинговых агентствах или самостоятельно нанимают тайных покупателей. Другая возможность – использовать веб-технологии поиска тайных покупателей. Полная автоматизация метода «тайный покупатель» позволяет сделать систему более простой и прозрачной. Вы можете напрямую связываться с исполнителями, выбирая их на основании рейтинга. Тем самым исключается посредник, что приводит к более оперативному взаимодействию.

Методы увеличения эффективности труда

Компании, которые смогут получить максимальную производительность и наилучшие результаты от каждого сотрудника исходя из ограниченных ресурсов, скорее всего, преуспеют в долгосрочной перспективе.

Современные тенденции оптимизации труда говорят о переходе к большему доверию к сотруднику, предлагая компании внедрить следующие методы.

  • Самостоятельные сотрудники

Делегирование «передовым» сотрудникам инструментов, которые им необходимы для повышения эффективности своей работы. Пусть они возьмут столько, сколько захотят, в разумных, безусловно, пределах, учитывающих информационную и экономическую безопасность предприятия. Предоставление сотрудникам прав решать проблемы «на местах» дает возможности руководителям и менеджерам выполнить более важные задачи. Например, планировать развитие отдела. Также появляется возможность обучаться, без чего эффективный бизнес также невозможен.

Недавно в сети появилось письмо, которое Илон Маск направил сотрудникам своих предприятий. В нем содержится прямое указание при необходимости, не спрашивая у руководства, самостоятельно принимать решения. «Если для того чтобы выполнить задачу, вам придется нарушить “цепь команд”, сделайте это. Руководители, настаивающие на иерархиях, скоро будут работать в другом месте».

Подписывайтесь на канал Rusbase в «Яндекс.Дзен», чтобы ничего не пропустить
  • Гибкие расписания

Требование, чтобы все сотрудники придерживались одного и того же жесткого графика, независимо от работы или фактических потребностей компании, плохо для морального состояния и производительности организации. Предоставление работникам гибкости в отношении их графиков и рабочего времени, на самом деле, может повысить производительность, повысить лояльность и побудить работников сделать больше для компании.

Возможность для некоторых сотрудников работать на дому также может повысить производительность и боевой дух.

Например, компания Regus провела исследование среди руководителей предприятий. Согласно ему, 60% респондентов заявили, что гибкий график рабочего времени оказался им экономически выгоден, поскольку привел к росту производительности труда и повысил вовлеченность, лояльность и мотивацию.

  • Цифровые технологии

Казалось бы, не актуально в 2019 году напоминать, что компьютерные технологии — отличный способ повысить производительность компании и помочь каждому работнику сделать больше за меньшее время. Однако это настолько динамично развивающаяся область, которая требует отдельного контроля за возникающими новинками, меняющими представление о рабочем процессе.

Оценивая состояние компании и потребность в компьютерных технологиях, необходимо изучить ручные процессы, которые используется в фирме, и решить, как они могут быть автоматизированы с использованием правильной технологии.

Здесь также стоят задачи интернет-фильтрации (как не допустить, чтобы сэкономленное таким образом время распылилось) и организации удобных инструментов для коммуникации внутри команды: электронная почта и доски объявлений, мессенджеры и так далее.

Например, на Rusbase встречалась история об оптимизации менеджмента в студии Nimax, где был совет о выборе новой системы управления проектами и продажами, а также нового мессенджера. Не так важно, какой конкретно инструмент будет использоваться — гораздо важнее, чтобы он был единым для всей команды и его использование было единообразным. А также безопасным.

  • Контроль и установка сроков

Необходимо отслеживать и ограничивать, сколько времени тратится сотрудником на задачи. Для этого можно использовать какое-нибудь из отслеживающих активность приложений и таким образом определить, какие задачи в целом за день осуществляются. Это поможет отказаться от лишнего и установить оптимальный срок для решения задачи. Это так называемый управляемый стресс. Когда сотрудник смотрит на часы, он становится сфокусированным и продуктивным.

Важный момент — процесс оптимизации должен быть не хаотичен, а контролируем.

Несмотря на то что наша разработка — DLP-система SecureTower – предназначена в первую очередь для обеспечения информационной безопасности — многие клиенты также используют ее для работы с бизнес-процессами. Например, после внедрения можно проанализировать состояние информационных потоков, как взаимодействуют между собой отделы, где и какая хранится информация, насколько эффективно работает система менеджмента, существуют ли явно нелояльные сотрудники и на какие группы разделить по степени внимания «безопасников» к ним. Одно из первых, что обычно обнаруживают наши компании-клиенты – это сотрудников, занятых в течение дня интернет-серфингом и играми.

Согласно опросу, проводившемуся в течение прошлого года нашими менеджерами между компаниями, использующими нашу разработку, 80% опрошенных сообщили, что в их компаниях были предотвращены утечки информации, представляющие коммерческую ценность, а 11% указали, что попытки извлечь такие данные совершались более 10 раз.

Наиболее эффективные методы оптимизации бизнеса

Наиболее эффективные методы оптимизации бизнеса

Рассмотрим методы оптимизации бизнес-процессов предприятия:

  • фиксирование оснований, ведущих к принятию важных управленческих решений;
  • разработка или модернизация различных форм документов компании;
  • усовершенствование состава и очередности мероприятий бизнес-процесса;
  • изменение требований к итоговым показателям;
  • установление зоны ответственности по выполнению той или иной процедуры.

Фиксирование оснований, ведущих к принятию важных управленческих решений.

В принципе, это четкий алгоритм действий по принятию управленческих решений на базе структурообразования условий. Они бывают стандартными, принимаемыми в процессе ведения бизнеса, например, поставка продукции по предоплате или с отсрочкой платежа и другие. Далее необходимо определить первоначальные данные: размер долга, период сотрудничества и т.п. Затем следует установить порядок принятия решений и распределить области ответственности по итоговым показателям, например: до 50 000 рублей решения принимаются менеджером, а более 50 000 рублей – руководителем отдела. Такой подход при оптимизации бизнеса поможет освободить руководителей от текущей деятельности, которой могут заниматься его подчиненные и, как следствие, данный факт благоприятно скажется на затратах компании.

Разработка или модернизация различных форм документов компании.

Зачастую информация в бизнесе передается в нефиксированном виде, т.е. устно, вследствие чего она, как правило, утрачивается или искажается при передаче данных. Работникам приходится затрачивать больше времени на их восстановление. Чтобы не терять информацию, нужно ее зафиксировать в определенной форме. Это необходимо как для структурообразования сведений, так и для формирования планов по выполнению бизнес-процессов, а также последующего учета. В формах документов компании лучше использовать различные классификаторы сведений с целью упрощения обработки информации, в т. ч. и компьютеризированной.

Усовершенствование состава и очередности мероприятий бизнес-процесса.

Важно ликвидировать из бизнес-процесса процедуры, не прибавляющие ценности итоговым показателям компании. При оптимизации бизнеса исключите лишние действия, ненужные элементы контроля и т.п. Так, например, нет смысла согласовывать типовой договор компании с юридическим отделом, т. к. они его и разрабатывали с учетом норм действующего законодательства. Нетрадиционные сценарии бизнес-процессов следует воспринимать как проекты.

Изменение требований к итоговым показателям.

Требования к итоговым показателям необходимо детализировать и разложить на измеримые компоненты. Если руководитель настаивает на качественном выполнении работы со стороны своих сотрудников, то ему следует указать пределы качества, например, размер выпускаемой детали должен быть не более и не менее конкретных показателей, период на обслуживание клиента не должен превышать конкретное время и т. п. То есть при введении оптимизации бизнеса в компании должны быть зафиксированы и при этом доведены до исполнителя нормы, которые касаются итогов проведения определенных процедур.

Установление зоны ответственности по выполнению той или иной процедуры.

Нужно определить, кто является ответственным за ту или иную процедуру. Необходимо закрепить все обязанности сотрудников в локально-нормативных актах компании, таких как должностные инструкции работников, положения об отделах предприятия и т. п. Закрепленные в документах компании нормы ответственности имеют совсем другое значение для подчиненных, чем устные указания руководства.

  • Материальная ответственность работника: как сохранить имущество компании

Источники

Использованные источники информации.

  • https://www.kom-dir.ru/article/1682-optimizatsiya-biznesa
  • https://union-sp.ru/blog/10-sovetov-po-rabote-otdela-prodazh/
  • https://www.klerk.ru/job/articles/445738/
  • https://rb.ru/opinion/effektivnost-raboty/
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий